Para nadie es un secreto que todos los días del año, hay mercancías viajando de un lado a otro, tanto a nivel local como nacional e incluso internacional. Lo que no muchos toman en cuenta es que estos productos deben estar acompañados de la correspondiente documentación de transporte. Estos documentos son de vital importancia para el control, la gestión y la administración de la carga.
En este artículo encontrarás mucha información sobre los errores más comunes en la documentación para transporte de mercancía.
Errores, omisiones o fallas en la documentación del transporte de mercancías
En todos los procesos donde interviene el ser humano existe la posibilidad de que ocurran errores en alguna parte de dicho proceso. El traslado de productos no es una excepción a esta regla.
Error en el etiquetado
Toda carga por lo general debe estar identificada de forma clara para que no ocurran confusiones o malos entendidos. Por lo que, antes de despachar la carga, es conveniente estar seguro de que la mercancía se encuentre etiquetada de forma correcta y clara.
En este punto, hay que tomar en consideración que en los casos de un mal etiquetado es posible que se produzca un retraso en la entrega o incluso la pérdida de la mercancía. En el mejor de los escenarios este tipo de falla puede llevar a un sobre coste o un desvío, pero también se corre el riesgo de que la carga se deteriore.
Falta algún documento original
Aunque esto puede parecer algo básico, es una de las principales razones por la que las cargas suelen sufrir retrasos en el traslado de un sitio a otro, sobre todo cuando se trata de transportes a nivel internacional.
Es importante controlar que la documentación original viaja con la mercancía, por lo que hay que hacer todo lo necesario para asegurarse de que esto ocurra. Cuando la carga viaja por tierra o por aire, esto no representa ningún problema, pero esto no siempre es así cuando el traslado es por vía marítima. En esas circunstancias algunas personas acostumbran a enviar los documentos a través de una empresa de mensajería. Aquí es importante calcular correctamente los tiempos, ya que, si los documentos originales no han llegado, el problema se traslada a la aduana. En este punto se debe tomar en cuenta que los encargados de aprobar (o de rechazar) la entrada de la carga al país debe poder verificar que todo está bien. Para que este procedimiento avance sin inconvenientes ni demoras es necesario que tengan a mano toda la documentación en regla.
Así mismo, es recomendable que la mercancía esté acompañada tanto de la factura provisional (conocida como proforma) como de la factura comercial (la cual es vinculante). Otra documentación que no debe faltar es el packing list, que es un documento que aglutina o reúne a todos los productos que se están transportando. De igual manera no debe faltar junto a la carga, el certificado de origen de la misma o su carta de porte.
Por lo general los documentos son los mismos independientemente del país de destino, sin embargo, en algunos lugares puede variar según el tipo de carga y la situación política. Por eso es importante contar con la asesoría de una empresa que se mantenga al día con esos detalles.
Falta el DUA
Para transportar mercancías a otros países es imprescindible contar con todos los documentos legales necesarios para tal fin. En ese sentido es necesario que la Agencia Tributaria pueda identificar las mercancías que se exportan. Para esto se requiere un instrumento legal llamado Documento Único Administrativo de Exportación conocido como DUA.
El DUA es un instrumento legal utilizado en trámites aduaneros de importación o exportación de mercancías que debe presentarse ante las autoridades de las aduanas. Este documento contiene toda la información necesaria sobre el producto que se transporta y sirve de base para la declaración tributaria.
Por norma general, el DUA siempre ha de acompañar a las mercancías para cumplir con las reglas aduaneras en operaciones de importación y exportación fuera de la Unión Europea.
Certificado de origen
El certificado de origen consiste en un instrumento legal que tiene la función principal de establecer cuál es el país que ha fabricado la mercancía. En este punto es importante no confundir el país de origen con el país desde donde ha sido enviada la mercancía.
El certificado de origen es indispensable en todas las operaciones de exportación a países terceros desde dentro de la Unión Europea. Por otro lado, los países que pertenecen a la comunidad europea y realizan transacciones entre sí, están exentos de presentar este certificado. En estos casos, se utilizarán los siguientes certificados: EUR1, EUR-MED, EUR2, FORM A o ATR1.
¿Las facturas deben incluir el IVA?
Es normal que para los movimientos dentro de las fronteras nacionales las facturas incluyan el IVA. Sin embargo, es recomendable tomar en consideración que, en los casos de las exportaciones, el impuesto sobre el valor añadido no debe ser aplicado.
De igual forma no se debe considerara este impuesto en las operaciones dentro de la Unión Europea. Ya que en esas transacciones las operaciones son consideradas intracomunitarias y no debe reflejarse el IVA.
Por otro lado, y sin perjuicio de lo anterior, se tendrá que declarar a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) todas las cantidades exentas.
Las facturas deben incluir los Incoterms
Los Incoterms (International Commercial Terms) son términos que utilizan las compañías de diferentes países para realizar sus operaciones de compra – venta, para evitar posibles confusiones o malentendidos que puedan provocar costosos procesos judiciales.
Los Incoterms buscan unificar los conceptos comerciales, para que tanto el vendedor como el comprador entiendan correctamente las condiciones de las operaciones que realizan entre ellos.
En ese contexto se puede notar la importancia de que en la logística de transportes la factura contenga los incoterms. Ya que allí se determinan las obligaciones entre las partes y establece las responsabilidades del comprador y el vendedor.
¿Quieres un trasporte seguro? Mantén tu documentación al día…
Que la documentación en el transporte de mercancías esté completa y ajustadas a las normas es indispensable para que la carga llegue a tiempo y sin inconvenientes. Por eso es recomendable contar con el apoyo de personas con experiencia en el área de traslado de mercancía. En GesaGrupo estamos para servirle.
